La destruction de documents confidentiels

Bac Papier confidentiel

En entreprise, de nombreux documents contiennent des données personnelles et/ou confidentielles. Chaque entreprise ou administration est donc tenue d’effectuer la destruction de documents confidentiels, afin de protéger les personnes concernées, et ce d’autant plus depuis l’entrée en vigueur de la RGPD.

Quand détruire les documents ?

La destruction de certain documents est soumise à une durée légale de conservations. En effet, a loi oblige toutes les entreprises à archiver un certain temps les documents produits ou reçus dans le cadre de leur activité.

Type de DocumentDurée légale de conservation
Données personnelles des personnes inactives de votre base de données36 MOIS (3 ANS)
Accord de consentement des visiteurs de votre site web pour le traitement des cookies13 Mois
Données personnelles d’un contact1 MOIS
Informations sur les candidats non retenus à l’embauche et leur CV2 ANS, après le dernier contact
Données personnelles des salariés de l’entreprise5 ANS à date de fin de contrat
Documents comptables10 ANS à date de clôture de l’exercice

Quels niveaux de destruction ?

Les niveaux de destruction de documents confidentiels papiers et numériques sont régis pas la norme DIN 66399. Les typologies de supports sont représentées par des lettres, tandis que les niveaux de sécurité sont symbolisés par des chiffres. Ce chiffre représente la dimension des copeaux. Plus le niveau de sécurité est élevé, et plus les copeaux seront de faibles dimensions.

PapierP-1P-2P-3P-4P-5P-6P-7
Taille de coupe maximaleBandes de 12mm de largeurBandes de 6mm de largeurBandes de 2mm de largeurSurface totale maximum de 160mm²Surface totale maximum de 30mm²Surface totale maximum de 10mm²Surface totale maximum de 5mm²
NumériqueH-1H-2H-3H-4H-5H-6H-7
Taille de coupe maximaleSupport hors serviceSupport endommagéSupport déformé2000mm²320mm²10mm²5mm²
ElectroniqueE-1E-2E-3E-4E-5E-6E-7
Taille de coupe maximaleSupport hors serviceSupport divisé160mm²30mm²10mm²1mm²0,5mm²

Quels supports sont concernés ?

D’après la norme 66399 il existe 6 classes de supports, parmi lesquelles :

  • P – Papier en taille d’origine
  • H – Numérique : Disques durs, SSD, ordinateurs portables…
  • E – Electronique : cartes mémoire, clés usb, cartes à puces
  • T – Magnétique : cartes de crédit, disquettes, bandes magnétiques, cassettes
  • O – Optique : CD, DVD, Blu-Ray
  • F – Films ou fiches en taille réduite

Au sein de Mesdéchetsdebureau.com, nous proposons la destructions de 3 types de supports : le papier (P), les disques durs et autres supports numériques (H), ainsi que

La destruction de documents confidentiels chez Mesdechetsdebureau.com

Chez MDDB, nous proposons aux entreprises privées, aux collectivités territoriales (communautés de communes, communes), et aux établissements publics comme les CCAS, un service de destruction de documents qui permet d’éliminer des documents confidentiels de manière sécurisée, lors de la collecte et de la destruction.

Le fonctionnement est simple :

  1. Ensemble, nous définissons vos besoins selon la fréquence de passage souhaitée, ainsi que le volume de documents à détruire.
  2. Nous déployons les moyens correspondant au volume de documents à détruire, et au type de passage souhaité
  3. Nous prenons en charge l’enlèvement directement dans vos locaux
  4. Les documents sont détruits en interne
  5. Nous fournissons ensuite les attestations de destruction des documents et de valorisation des déchets

Ce service permet aux entreprises et administrations de se mettre en conformité avec la RGPD, et de se s’assurer de la bonne destruction.

Comment sont détruits les documents ?

Les documents papiers sont détruits en interne, dans un destructeur de documents Kobra Cyclone permettant de proposer différents niveaux de destruction respectant la norme DIN 66399 : P2 & P4.

L’utilisation de cet équipement  permet de proposer un haut niveau de confidentialité, les documents étant transformés en fines particules en mélange.

Vous souhaitez en savoir plus sur la destruction de documents confidentiels ?